Casi todo el mundo calcula su tarifa igual: «quiero ganar 30 000 al mes, trabajo 160 horas, entonces cobro 190 por hora». El número sale redondo, suena razonable y está mal. No por poco: normalmente se queda entre un 40 % y un 60 % por debajo de lo que necesitas.
El error no está en la aritmética, está en las dos cifras. Ni vas a facturar 160 horas al mes, ni los 30 000 son tuyos. Este artículo desarma el cálculo por partes, con un ejemplo completo que puedes seguir con tus propios números.
Por qué la cuenta de servilleta falla siempre
La cuenta rápida asume dos cosas que no se sostienen.
La primera: que todas tus horas de trabajo son facturables. No lo son. El tiempo que pasas cotizando, persiguiendo pagos, ordenando papeles para el contador, respondiendo correos que no llevan a nada y aprendiendo la herramienta nueva que te exige el mercado es trabajo, pero nadie te lo paga. Si lo repartes entre las horas que sí facturas, tu tarifa sube. Si no lo repartes, lo estás regalando.
La segunda: que lo que cobras es lo que ganas. De cada peso que entra sale una parte a impuestos, otra a los costos de sostener el negocio y otra debería ir a un colchón para los meses flojos. Lo que queda es tu sueldo. La tarifa no es tu sueldo dividido entre horas: es todo lo anterior dividido entre horas.
Vamos por partes, y al final juntamos las piezas.
Paso 1: cuántas horas puedes facturar de verdad
Empieza por el techo teórico: 52 semanas × 40 horas = 2 080 horas al año. Ahora resta lo que nunca vas a poder vender.
En este ejemplo quedan 1 150 horas facturables, un 55 % del total. No es pesimismo: es lo que sale cuando cuentas de verdad. No tengo una cifra de referencia que pueda citarte para tu sector, así que trátala como lo que es: el resultado de restar tus propias horas, no un promedio del mercado. Quien empieza suele quedarse bastante por debajo, porque dedica mucho tiempo a conseguir los primeros clientes.
Tus números serán distintos. Si tienes contador, la línea de administración baja. Si trabajas por recomendación y casi no cotizas, la de venta baja. Lo importante es que ninguna de esas líneas sea cero, porque ninguna lo es en la realidad.
Un apunte práctico: durante un mes, apunta en qué se te va el día en bloques de media hora. No hace falta una herramienta elegante, basta una libreta. El resultado casi siempre sorprende, y a partir de ahí el cálculo deja de ser una estimación.
Paso 2: cuánto necesitas recuperar en un año
Aquí es donde se separan las cuatro cosas que tu tarifa tiene que cubrir. Siguiendo el ejemplo, con una meta de 30 000 al mes limpios para ti:
- Lo que quieres ganar: 360 000 al año. Los 30 000 mensuales que buscas, ya libres.
- Costos del negocio: 156 000. Equipo que se renueva, licencias de software, internet, celular, coworking o la parte de la casa que usas, honorarios del contador, comisiones bancarias.
- Impuestos y cuotas: 156 000. En el ejemplo aparto un 20 %. Ese porcentaje no es una regla: depende de tu régimen fiscal, de tus deducciones y de si emites factura. Es la cifra que tienes que preguntarle a tu contador antes de fijar la tarifa, no después.
- Colchón: 108 000. El mes que se cae un proyecto, la computadora que muere, las dos semanas que estuviste enfermo. Sin esta línea, cualquier imprevisto se come tu sueldo.
Total a recuperar: 780 000 al año. Fíjate en algo incómodo: de cada 100 pesos que facturas, solo unos 46 acaban siendo tuyos.
Paso 3: la división, y por qué la tarifa se mueve tanto
780 000 entre 1 150 horas facturables da 678 pesos por hora. Frente a los 190 de la cuenta de servilleta, la diferencia es de más del triple.
Y esto es lo que casi nadie ve: el número es extremadamente sensible a las horas facturables, mucho más que a los costos.
Las tres filas persiguen exactamente la misma meta anual. Lo único que cambia es cuántas horas consigues vender. Ganar 250 horas facturables al año vale tanto como subir la tarifa un 18 %, y suele ser más fácil de conseguir: automatizar la cotización, dejar de perseguir clientes que nunca cierran, ordenar la contabilidad para no dedicarle un domingo al mes.
Si quieres calcular tu propio número sin hojas de cálculo, la calculadora de porcentajes te sirve para repartir los bloques, y la calculadora de precio de venta para el camino inverso: partir del costo y añadir el margen que necesitas.
Redondea hacia arriba, nunca hacia abajo
Salieron 678. No cobres 678: cobra 700. Un número redondo se comunica mejor, se recuerda y no invita a regatear los decimales. Y ese redondeo hacia arriba es tu primera defensa contra los errores de estimación, que siempre van en la misma dirección: todo tarda más de lo previsto.
Redondear hacia abajo, en cambio, se acumula. Veinte pesos por hora durante 1 150 horas son 23 000 pesos al año que decidiste no cobrar.
Por hora, por proyecto o por iguala
Calcular la tarifa por hora no significa que tengas que facturar por hora. La tarifa es tu unidad de medida interna; el modelo de cobro es una decisión comercial aparte.
| Modelo | Cuándo conviene | El riesgo real |
|---|---|---|
| Por hora | Alcance abierto, soporte, consultoría, trabajos donde el cliente cambia de opinión sobre la marcha. | Te penaliza por ser rápido: cuanto mejor eres, menos cobras por el mismo resultado. |
| Por proyecto | Entregables definidos y acotados: un logotipo, un sitio de cinco páginas, un video de dos minutos. | Si estimas mal las horas, el error es tuyo. Exige una cotización con el alcance muy cerrado. |
| Por iguala | Trabajo recurrente y previsible: mantenimiento, redes sociales, contabilidad, soporte mensual. | El desgaste silencioso: el alcance crece mes a mes y la iguala se queda igual. |
En los tres casos el cálculo de arriba es el que manda. Un proyecto que estimas en 60 horas no puede cotizarse en 25 000 si tu tarifa es de 700: son 42 000. Si el cliente no llega, la conversación es sobre el alcance, no sobre el precio.
Cómo se ve esto en los documentos
La tarifa se defiende sola cuando el papeleo la respalda. Un trabajo por horas bien llevado deja este rastro:
- Cotización. Con alcance, número de horas estimadas, vigencia y qué pasa si el alcance crece. Aquí es donde ganas o pierdes el margen.
- Anticipo. Entre el 30 % y el 50 % antes de empezar. No es desconfianza, es el estándar de cualquier oficio con materiales o tiempo comprometido.
- Entrega. Lo cotizado, ni más ni menos. Lo que se salga del alcance se cotiza aparte, aunque sea pequeño.
- Recibo. Al liquidar, como constancia del pago. Recuerda que un recibo no sustituye al comprobante fiscal que corresponda emitir.
El generador de cotizaciones arma el PDF con conceptos, cantidades, impuesto y vigencia, y guarda tus datos de emisor para la siguiente. Para el cierre, el generador de recibos hace el documento de pago. Los dos trabajan dentro de tu navegador: los datos de tus clientes no salen de tu equipo.
Si quieres profundizar en cada documento, tenemos una guía sobre cómo hacer una cotización que te aprueben y otra que aclara cuál es cuál entre cotización, nota, recibo y factura.
Cinco errores que se comen la tarifa
1. Cotizar las horas «de trabajo puro». Las juntas, los correos y las tres rondas de revisión son horas del proyecto. Si no las cuentas al cotizar, las regalas.
2. No poner vigencia a la cotización. Sin fecha límite, el cliente que aparece nueve meses después espera el mismo precio. Treinta días es lo razonable.
3. Dejar el alcance abierto. «Diseño de logotipo» invita a la quinta ronda de cambios. «Tres propuestas y dos rondas de ajuste sobre la elegida» la convierte en una conversación sobre presupuesto adicional.
4. Descontar por volumen sin calcular. Un 15 % de descuento sobre un margen del 25 % se lleva más de la mitad de tu utilidad. La calculadora de margen te dice exactamente cuánto queda antes de que lo ofrezcas.
5. No revisar la tarifa nunca. Los costos suben todos los años. Si tu tarifa lleva tres años igual, en términos reales bajaste el precio.
Cómo subirle la tarifa a un cliente que ya tienes
Es la parte que más cuesta, y hay una forma que funciona razonablemente bien.
Avisa con anticipación y por escrito. Entre 30 y 60 días. Un mensaje corto: la tarifa nueva, desde cuándo aplica, y que los trabajos ya cotizados respetan el precio anterior. Ese último punto elimina la sensación de cambio de reglas a media partida.
No te disculpes ni des un discurso sobre la inflación. Es un ajuste de precios, algo que hace cualquier proveedor. Cuanto más lo justificas, más parece negociable.
Empieza por los clientes que menos te duelen. Prueba el ajuste con uno o dos antes de anunciarlo a todos. Aprenderás qué objeciones aparecen y podrás responderlas mejor.
Asume que perderás a alguno. Si subes un 15 % y pierdes al 10 % de tus clientes, ganas más trabajando menos. Los que se van por un 15 % suelen ser los que más tiempo no facturable consumían.
El cálculo en cuatro líneas
- Cuenta las horas que de verdad puedes facturar en un año, no las que trabajas.
- Suma lo que quieres ganar, los costos del negocio, los impuestos que te correspondan y un colchón.
- Divide lo segundo entre lo primero y redondea hacia arriba.
- Revísalo cada año, y ajusta cuando cambie cualquiera de las dos cifras.
Con los números del ejemplo: 780 000 entre 1 150 son 678, que se cobran como 700. Cambia las cifras por las tuyas y tendrás, probablemente por primera vez, una tarifa que puedes defender con una hoja de papel delante.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas horas facturables tiene un año realmente?
Menos de las 2 080 teóricas, y la diferencia es grande. En el ejemplo de este artículo quedan 1 150, un 55 %, después de restar vacaciones, festivos, administración, cobranza y el tiempo dedicado a vender. Tu número saldrá de hacer esas restas con tus propios datos: no hay un promedio fiable que sirva para todos los oficios.
¿Qué porcentaje debo apartar para impuestos?
Depende de tu régimen fiscal, de tus deducciones y de si emites comprobantes, así que no hay un número único que sirva para todos. En el ejemplo de este artículo se aparta un 20 %, pero es una cifra ilustrativa: pregúntale a tu contador cuál es la tuya antes de fijar la tarifa, no después.
¿Es mejor cobrar por hora o por proyecto?
Por proyecto cuando el alcance está bien definido, porque no te penaliza por ser rápido. Por hora cuando el alcance es abierto o el cliente va a cambiar de opinión sobre la marcha. En ambos casos necesitas conocer tu tarifa por hora: es la unidad con la que estimas, aunque no sea la que aparece en la cotización.
¿Debo poner mi tarifa por hora en la cotización?
Normalmente no conviene, salvo en trabajos de soporte o consultoría donde se factura por tiempo. Cotizar por entregables desplaza la conversación del «cuánto cuesta la hora» al «qué recibo», que es donde tu trabajo se defiende mejor. La tarifa te sirve para calcular el precio, no necesariamente para comunicarlo.
¿Cada cuánto conviene revisar la tarifa?
Una vez al año como mínimo, y siempre que cambie de forma significativa cualquiera de las dos cifras del cálculo: tus costos o tus horas facturables. Una tarifa que lleva tres años sin moverse es, en términos reales, una bajada de precio.
