Créditos, becas, licitaciones, permisos, inscripciones: todos piden lo mismo, un paquete de documentos en PDF. Y casi todos se rechazan por las mismas razones, que no tienen nada que ver con el contenido. Esta guía es la lista de comprobación que evita la segunda vuelta.
Primero, lee las bases con lápiz
Antes de escanear nada, anota tres cosas de la convocatoria: qué documentos piden y en qué orden, cómo los quieren (un archivo por documento o todo en uno) y los límites de peso y formato. La mayoría de rechazos vienen de ignorar alguna de las tres.
Si piden un archivo por documento, unir todo en un PDF es un error tan grave como lo contrario. Y si indican un esquema de nombres, respétalo carácter por carácter.
Digitaliza con criterio
- Escanea o fotografía a 200–300 ppp; por debajo de 150 la letra pequeña se vuelve ilegible.
- Blanco y negro o escala de grises para texto; color solo si el documento lo exige (sellos, identificaciones, títulos).
- Documento completo, con los cuatro bordes visibles y sin recortes.
- Sin fundas de plástico ni micas: los reflejos son motivo frecuente de rechazo.
- Una página del original, una página del PDF. No pegues dos hojas en una imagen.
Si partes de fotos, ármalas con JPG a PDF en tamaño A4 o carta, según lo que pidan.
El orden y la portada
Cuando el expediente va en un solo archivo, el orden es el que indique la convocatoria; si no lo indica, usa el orden en que aparecen los requisitos en las bases. Une los documentos con el unificador de PDF ordenando la lista antes de generar.
Una portada de una página con el nombre del solicitante, el trámite, la fecha y un índice numerado hace dos cosas: facilita la revisión y demuestra cuidado. Créala en un procesador de textos, expórtala a PDF y ponla al principio.
Nombres de archivo
Cuando entregas archivos separados, el nombre es lo primero que ve quien revisa:
- Sin acentos, sin eñes y sin espacios: usa guiones.
- Numerados con dos dígitos para que el orden alfabético coincida:
01-solicitud,02-identificacion,10-anexo. - Con el apellido o el folio del solicitante si van al correo de una oficina que recibe cientos.
- Ejemplo:
03-comprobante-domicilio-perez-2026.pdf.
Peso y formato
Los portales suelen limitar cada archivo a 2, 5 o 10 MB. Comprime las imágenes a 400–600 KB por página con el compresor antes de armar el PDF, y comprueba el peso final antes de subir. Si un documento excede el límite por sí solo, divídelo en partes numeradas y dilo en el correo.
La revisión final de dos minutos
- Abre el PDF completo y pasa todas las páginas. ¿Están todas, en orden y derechas?
- ¿Se lee la letra más pequeña al 100 % de zoom?
- ¿Falta alguna firma o algún sello?
- ¿Los nombres de archivo siguen el esquema pedido?
- ¿El peso está dentro del límite?
- ¿Enviaste a la dirección correcta, con el asunto que piden las bases?
Guarda una copia del paquete exacto que enviaste, con la fecha en el nombre de la carpeta. Si más adelante hay una discrepancia sobre qué entregaste, esa copia es tu respaldo.
Cuidado con dónde lo procesas
Un expediente contiene identificación oficial, comprobantes de domicilio y a veces datos bancarios: exactamente lo que un tercero no debería recibir. Las herramientas de PDF e imagen de este sitio trabajan dentro de tu navegador y no suben los archivos, que es la razón por la que conviene evitar servicios que sí lo hacen para este tipo de material.
Preguntas frecuentes
¿Un archivo por documento o todo en uno?
Lo que digan las bases. Si no lo especifican, un archivo por documento con nombres numerados es la opción más segura.
¿Qué resolución piden normalmente?
Suele bastar con 200 a 300 ppp. Muchas convocatorias exigen que el texto sea legible, sin dar una cifra concreta.
¿Puedo enviar fotos en lugar de escaneos?
Casi siempre sí, si están rectas, completas, bien iluminadas y convertidas a PDF. Las fotos sueltas en JPG suelen rechazarse.
¿Cómo sé si mi PDF supera el límite?
Comprueba el tamaño del archivo en el explorador antes de subirlo, y compáralo con el límite indicado en el formulario.
